Basismodul

Schluss mit Abtippen: ZollX liest Ihre Belege.

Handelsrechnung, Packliste, Frachtbrief, Ursprungsnachweis — ZollX zieht aus jedem Beleg die Daten heraus, die Ihre Verzollung braucht. Auch aus Scans und Handyfotos. Ihr Team kontrolliert das Ergebnis, statt Zeichen für Zeichen zu übertragen.

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Minuten statt Vormittage

bis aus einem Beleg-Stapel auswertbare Daten werden

Vom Kopf bis zur Position

Beteiligte, Werte, Mengen — ZollX liest den Beleg durch

Auch nachts

gelesen wird, sobald der Beleg da ist — nicht erst am Morgen

Das Problem heute

Wo die Zeit hingeht

Bevor irgendjemand über Warennummern oder Zollwert nachdenken kann, müssen die Daten erst einmal aus den Belegen heraus. Genau dieser erste Schritt frisst heute die meiste Zeit — und produziert die meisten Flüchtigkeitsfehler.

Rechnungsdaten wandern per Hand in die Erfassungsmaske — Position für Position, Beleg für Beleg.
Kopf-zu-Kopf-Vergleiche zwischen Rechnung und Packliste binden erfahrene Leute an stumpfe Arbeit.
Ein Übertragungsfehler im Warenwert fällt beim Abtippen niemandem auf — die Korrektur hinterher kostet ein Vielfaches der Zeit.
Gescannte oder fotografierte Belege sind mühsam zu entziffern und werden gern nach hinten geschoben.
Wächst das Sendungsaufkommen, wächst der Rückstau mit — und der Feierabend rückt nach hinten.

So läuft es ab

Drei Schritte, ein Ergebnis

Beleg ankommen lassen

Ob per E-Mail, aus dem Scanner oder als Foto vom Handy: ZollX übernimmt jeden Beleg in dem Zustand, in dem er eintrifft. Ein neuer Erfassungs-Prozess ist dafür nicht nötig.

Auslesen und strukturieren

ZollX erkennt die Belegart und zieht die relevanten Felder heraus: Beteiligte, Positionen, Mengen, Gewichte, Werte, Ursprungsangaben. Aus der PDF-Abschrift wird ein strukturierter Datensatz.

Kontrollieren statt abtippen

Unsichere Stellen sind sichtbar gekennzeichnet. Ihr Team sieht auf einen Blick, wo ein zweiter Blick nötig ist — und arbeitet mit fertigen Daten weiter, in ZollX oder in Ihren bestehenden Systemen.

Fähigkeiten

Was ZollX übernimmt

Vier Belegarten, ein Ablauf

Handelsrechnungen, Packlisten, Frachtbriefe und Ursprungsnachweise laufen durch denselben Prozess — Sie müssen nichts vorsortieren.

Scans und Fotos inklusive

Auch geknickte Scans und schräge Handyfotos werden gelesen. Was schlecht lesbar ist, wird nicht still übergangen, sondern gekennzeichnet.

Positionen statt Fließtext

Jede Rechnungsposition wird einzeln erfasst: Artikelbezeichnung, Menge, Wert, Währung, Ursprungsland — bereit für die Weiterverarbeitung.

Unabhängig vom Layout

Ob der Beleg aus Fernost, aus den USA oder vom Mittelständler nebenan stammt: ZollX kommt mit unterschiedlichen Aufbauten zurecht, ohne dass Sie Vorlagen pflegen.

Markierte Unsicherheiten

Zweifelhafte Werte springen ins Auge, statt im Datensatz unterzugehen — Ihr Team kontrolliert gezielt dort, wo es nötig ist.

Strukturierte Übergabe

Die ausgelesenen Daten stehen den anderen ZollX-Modulen und Ihren Systemen zur Verfügung — als saubere Datensätze, nicht als PDF-Kopie.

Aus der Praxis

Ein Beispiel, durchgespielt

Freitagnachmittag: drei Sendungen, ein Stapel gemischter Belege

Um 15:30 Uhr treffen die Unterlagen ein: zwei saubere PDF-Rechnungen, eine abfotografierte Packliste und ein Frachtbrief aus dem Scanner.
ZollX liest alle Belege im selben Durchlauf aus — Beteiligte, Positionen, Gewichte, Werte, Ursprungsangaben.
Auf der fotografierten Packliste ist eine Gewichtsangabe schwer lesbar — ZollX kennzeichnet das Feld als unsicher, statt einen Wert zu raten.
Der Sachbearbeiter klärt die eine markierte Stelle am Original, bestätigt den Rest — und der Stapel ist vor Feierabend erledigt statt am Montag.

Anonymisiertes Praxisbeispiel — Namen und Werte verändert.

Anbindung

Ihre Systeme bleiben.

ZollX ersetzt keine Zollsoftware — es arbeitet davor und übergibt fertige Entwürfe.

Zollsoftware & ATLAS

Der fertige Entwurf landet dort, wo Sie heute anmelden — die Abgabe bleibt in Ihrem System.

ERP-Systeme

Stammdaten und Belege kommen aus Ihrem ERP, statt doppelt gepflegt zu werden.

Speditionssoftware (TMS)

Vorgangsdaten aus Ihrer Speditionswelt fließen direkt in die Vorbereitung ein.

E-Mail & Dateiablagen

Der einfachste Start: eine Weiterleitung oder ein Ablage-Ordner genügt.

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Ehrliche Grenze

Bei schlechten Scans, exotischen Layouts oder handschriftlichen Ergänzungen liest ZollX nicht alles sicher aus. Solche Stellen werden ausdrücklich als unsicher gekennzeichnet — nachlesen und entscheiden muss dann ein Mensch. Uns ist ein ehrliches „unsicher“ lieber als ein falscher Wert im Datensatz.

Fragen & Antworten

Häufige Fragen

Was passiert, wenn ein Beleg kaum lesbar ist?

Dann rät ZollX nicht. Felder, die sich nicht sicher auslesen lassen, werden als unsicher gekennzeichnet, und Ihr Team entscheidet am Original. Ein besserer Scan lässt sich jederzeit nachreichen.

Ersetzt die Dokumentenverarbeitung unsere Deklaranten?

Nein. Sie nimmt ihnen das Übertragen und Vergleichen ab — die fachliche Beurteilung und die Freigabe bleiben bei Ihren Leuten. Und ZollX meldet nichts selbst beim Zoll an.

Brauchen wir dafür eine neue Zollsoftware?

Nein. Ihre Zollsoftware bleibt im Einsatz. Die ausgelesenen Daten lassen sich dort weiterverwenden — auf welchem Weg, richten wir im Projekt passend zu Ihrer Umgebung ein.

Müssen Belege ein bestimmtes Format haben?

Nein. Ein PDF, ein Scan oder ein Foto genügt. Saubere Vorlagen führen zu weniger gekennzeichneten Stellen — ein fester Aufbau oder eine bestimmte Vorlage ist aber keine Voraussetzung.

Woher wissen wir, dass die ausgelesenen Zahlen stimmen?

Sie sehen zu jedem ausgelesenen Wert den zugehörigen Beleg und können direkt dort nachschlagen; was ZollX nicht sicher lesen konnte, trägt eine deutliche Kennzeichnung. So kontrolliert Ihr Team dort, wo es zählt — statt flächendeckend alles noch einmal zu lesen.

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