Ihre Mandanten sehen selbst, wie weit ihr Vorgang ist.
Ein Portal unter Ihrer Marke: Unterlagen kommen digital am richtigen Vorgang an, der Bearbeitungsstand ist jederzeit einsehbar — und Ihr Team arbeitet konzentriert, statt Auskunft zu geben.
Wo die Zeit hingeht
Wer für Mandanten verzollt, verbringt einen Teil des Tages nicht mit Zollarbeit, sondern mit Auskunft: Wo steht der Vorgang? Ist die Rechnung schon da? Fehlt noch etwas? Jede dieser Fragen unterbricht genau die Arbeit, auf die der Anrufer eigentlich wartet.
- „Wie weit seid ihr?“ — Statusanfragen kommen per Telefon und reißen das Team aus konzentrierter Arbeit.
- Unterlagen tröpfeln über mehrere Kanäle herein: als E-Mail-Anhang, als Nachreichung nach einem Telefonat, als Foto vom Handy.
- Welche Dokumente zu welchem Vorgang schon vorliegen, weiß niemand auf Anhieb — also wird gesucht und nachgefragt.
- Dass etwas fehlt, fällt oft erst auf, wenn der Vorgang bereits liegt — und das Nachfassen bleibt an Ihrem Team hängen.
Drei Schritte, ein Ergebnis
Sie laden Ihre Mandanten ein
Jeder Mandant bekommt einen eigenen Zugang zu einem Portal, das Ihren Namen trägt. Eine kurze Einführung je Mandant genügt — mehr Vorbereitung braucht der Start nicht.
Mandanten reichen digital ein
Rechnungen, Packlisten, Nachweise: Der Mandant lädt seine Unterlagen direkt zum passenden Vorgang hoch. Eine Fehlt-noch-Liste zeigt ihm sofort, was noch offen ist.
Der Stand ist für beide Seiten sichtbar
Der Mandant sieht jederzeit, wo sein Vorgang steht — ohne anzurufen. Ihr Team sieht, was neu eingetroffen ist, und arbeitet ohne Unterbrechung weiter.
Was ZollX übernimmt
Portal unter Ihrer Marke
Ihre Mandanten sehen Ihren Namen und Ihr Erscheinungsbild. Das Portal stärkt Ihre Kundenbindung — nicht unsere.
Einreichung direkt am Vorgang
Hochgeladene Unterlagen landen beim richtigen Vorgang statt im Sammelpostfach. Das Zuordnen und Suchen entfällt.
Bearbeitungsstand zum Selbst-Nachsehen
Der Mandant öffnet das Portal und weiß Bescheid. Die Frage „Wie weit seid ihr?“ beantwortet sich, bevor sie gestellt wird.
Fehlt-noch-Liste je Vorgang
Das Portal zeigt dem Mandanten, welche Unterlagen noch ausstehen — bevor Ihr Team hinterhertelefonieren muss.
Erinnerungen an offene Unterlagen
Bleibt etwas aus, erinnert das Portal den Mandanten von selbst. Das Nachfassen hängt nicht mehr an Ihren Deklaranten.
Nahtlos in Ihre Abläufe
Was im Portal eintrifft, steht sofort für die weitere Bearbeitung bereit — etwa als Grundlage für den Anmeldungs-Entwurf.
Ein Beispiel, durchgespielt
Freitagnachmittag: ein Mandant, drei offene Sendungen
- 14:10 Uhr: Die Fehlt-noch-Liste hat den Mandanten an die fehlende Handelsrechnung zur zweiten Sendung erinnert — er lädt sie im Portal hoch, ohne dass jemand telefonieren musste.
- Die Rechnung liegt sofort am richtigen Vorgang; Ihr Team sieht auf einen Blick: Sendung zwei ist jetzt vollständig.
- 14:30 Uhr: Der Mandant will wissen, wie weit Sendung eins ist. Er öffnet das Portal, sieht den Stand — und ruft nicht an.
- Die Deklarantin arbeitet den Nachmittag ohne eine einzige Statusunterbrechung durch und geht pünktlich ins Wochenende.
Anonymisiertes Praxisbeispiel — Namen und Werte verändert.
Ihre Systeme bleiben.
ZollX ersetzt keine Zollsoftware — es arbeitet davor und übergibt fertige Entwürfe.
Zollsoftware & ATLAS
Der fertige Entwurf landet dort, wo Sie heute anmelden — die Abgabe bleibt in Ihrem System.
ERP-Systeme
Stammdaten und Belege kommen aus Ihrem ERP, statt doppelt gepflegt zu werden.
Speditionssoftware (TMS)
Vorgangsdaten aus Ihrer Speditionswelt fließen direkt in die Vorbereitung ein.
E-Mail & Dateiablagen
Der einfachste Start: eine Weiterleitung oder ein Ablage-Ordner genügt.
Ehrliche Grenze
Ein Portal ersetzt keine persönliche Betreuung — das Gespräch, in dem Sie einen kniffligen Fall erklären, bleibt Ihr wichtigstes Werkzeug. Und es wirkt nur, wenn Ihre Mandanten mitziehen: Der Start braucht eine kurze Einführung je Mandant, und manche gewöhnen sich langsamer um als andere. Wer weiter per E-Mail schickt, wird nicht ausgesperrt — der gewohnte Weg bleibt offen.
Häufige Fragen
Das passt dazu
Erst der Beweis, dann die Entscheidung.
Reichen Sie einige alte Zollvorgänge ein. Sie bekommen einen Bericht mit Ihren Zahlen — wo Zeit verloren geht, wo Fehler liegen, was sich zu ändern lohnt. Kostenlos und ohne Verpflichtung.