Jede E-Mail findet ihren Vorgang — von selbst.
Aufträge, Rückfragen, nachgereichte Dokumente: ZollX sortiert den Zoll-Posteingang, hängt Anhänge an den passenden Vorgang und sagt konkret, was noch fehlt. Ihr Team öffnet den Vorgang — nicht das Postfach.
Wo die Zeit hingeht
Der Verzollungs-Tag beginnt im Sammelpostfach: neue Aufträge, Rückfragen und Dokumente liegen durcheinander. Bevor die erste Anmeldung vorbereitet ist, hat das Team schon eine Stunde einsortiert.
- Jede Mail wird von Hand einem Vorgang und einem Mandanten zugeordnet — im Sammelpostfach ein Dauerjob, der nie fertig ist.
- Anhänge stecken tief in Mail-Verläufen: Wer die Handelsrechnung braucht, scrollt durch Wochen an Korrespondenz.
- Was zu einem Vorgang schon da ist, weiß niemand sicher — also gehen Nachfragen mehrfach raus, auch für Unterlagen, die längst angekommen sind.
- Nach Urlaub oder Krankheit stauen sich Hunderte Mails, und die dringenden verstecken sich zwischen den erledigten.
Drei Schritte, ein Ergebnis
Die E-Mail trifft ein
ZollX liest Betreff, Nachrichtentext und Anhänge in Ihrem angebundenen Postfach und erkennt die Bezüge: Sendungsnummer, Referenz, Rechnungsnummer, Absender, Mandant.
ZollX ordnet zu
Die Mail und jeder Anhang landen am richtigen Vorgang beim richtigen Mandanten. Was sich nicht sicher zuordnen lässt, kommt sichtbar in die Klärliste — nie stillschweigend in den falschen Vorgang.
Fehlendes wird benannt
Je Vorgang sehen Sie, welche Unterlagen da sind und welche fehlen — konkret benannt, nicht als vage Lücke. Die gesammelte Nachfrage an den Kunden liegt als Entwurf bereit; abgeschickt wird sie von einem Menschen.
Was ZollX übernimmt
Zuordnung zu Vorgang und Mandant
Bezüge aus Betreff, Text und Anhängen erkennen und die Mail dorthin legen, wo sie hingehört — auch wenn der Kunde keine saubere Referenz mitschickt.
Anhänge am Vorgang statt im Verlauf
Rechnungen, Packlisten und Nachweise liegen strukturiert beim Vorgang. Niemand sucht mehr in alten Mail-Ketten nach der aktuellen Fassung.
Vollständigkeit je Vorgang
ZollX zeigt, was vorliegt und was noch fehlt — mit Ross und Reiter: welches Dokument, zu welcher Sendung, von wem.
Gesammelte Nachfrage
Statt drei einzelner Erinnerungen ein Entwurf mit allem, was zu einem Vorgang noch aussteht. Prüfen, anpassen, senden — das bleibt bei Ihrem Team.
Sichtbare Klärliste
Mails ohne erkennbaren Bezug verschwinden nicht und werden nicht geraten — sie stehen in einer eigenen Liste, mit dem Grund, warum die Zuordnung offen ist.
Arbeitet auch außerhalb der Bürozeiten
Was abends, nachts und am Wochenende eintrifft, ist beim ersten Blick am Morgen bereits einsortiert.
Ein Beispiel, durchgespielt
Montagmorgen: das Wochenend-Postfach ist schon leer
- Über das Wochenende sind 47 Mails im Sammelpostfach aufgelaufen — neue Aufträge, Rückfragen von Kunden, nachgereichte Dokumente.
- ZollX hat 44 davon zugeordnet: Jeder Anhang hängt am passenden Vorgang, jede Rückfrage liegt beim richtigen Fall.
- Drei Mails ohne erkennbaren Bezug stehen in der Klärliste — jeweils mit dem Hinweis, woran die Zuordnung hängt.
- Zum Arbeitsbeginn führt der erste Blick nicht ins Postfach, sondern in die Vorgangsliste: Bei einem Vorgang fehlt noch der Ursprungsnachweis, die Nachfrage dazu liegt als Entwurf bereit. Die Deklarantin sortiert die drei offenen Mails nach und startet direkt mit der eigentlichen Zollarbeit.
Anonymisiertes Praxisbeispiel — Namen und Werte verändert.
Ihre Systeme bleiben.
ZollX ersetzt keine Zollsoftware — es arbeitet davor und übergibt fertige Entwürfe.
Zollsoftware & ATLAS
Der fertige Entwurf landet dort, wo Sie heute anmelden — die Abgabe bleibt in Ihrem System.
ERP-Systeme
Stammdaten und Belege kommen aus Ihrem ERP, statt doppelt gepflegt zu werden.
Speditionssoftware (TMS)
Vorgangsdaten aus Ihrer Speditionswelt fließen direkt in die Vorbereitung ein.
E-Mail & Dateiablagen
Der einfachste Start: eine Weiterleitung oder ein Ablage-Ordner genügt.
Ehrliche Grenze
Nicht jede Mail lässt sich sicher zuordnen. Fehlt jede Referenz, ist der Absender unbekannt oder passt der Inhalt zu mehreren Vorgängen, entscheidet ZollX nicht auf Verdacht: Die Mail kommt sichtbar in die Klärliste, und ein Mensch sortiert nach. Das ist Absicht — eine falsch abgelegte Mail kostet mehr Zeit, als eine offene Frage je kosten kann.
Häufige Fragen
Das passt dazu
Dokumente auslesen
Rechnungen, Packlisten und Frachtbriefe automatisch erfassen — auch gescannt.
Mehr erfahren →KI-Zollanmeldungen
Aus Dokumenten werden fertige Anmeldungs-Entwürfe für Import und Export.
Mehr erfahren →Dokumenten-Abgleich
Widersprüche zwischen Rechnung, Packliste und Anmeldung finden, bevor es der Zoll tut.
Mehr erfahren →Erst der Beweis, dann die Entscheidung.
Reichen Sie einige alte Zollvorgänge ein. Sie bekommen einen Bericht mit Ihren Zahlen — wo Zeit verloren geht, wo Fehler liegen, was sich zu ändern lohnt. Kostenlos und ohne Verpflichtung.