Lieferantenerklärungen, die nicht mehr unbemerkt ablaufen.
Wer muss liefern, was fehlt, was läuft ab — ZollX führt die Übersicht, schreibt an, erinnert und prüft die Rückläufe. Aus der wochenlangen Jahresaktion wird ein überschaubarer Vorgang, und Ihr Team hat den Kopf wieder frei für die Fälle, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
Wo die Zeit hingeht
Langzeit-Lieferantenerklärungen sind Jahresarbeit im schlechtesten Sinn: einmal im Jahr eine große Sammelaktion, danach wochenlanges Hinterherlaufen — und zwischendurch führt niemand verlässlich Buch, was eigentlich noch gilt.
- Die Einholrunde beginnt mit einer Serien-Mail an alle Lieferanten — und endet in einem Postfach voller Rückfragen und halber Antworten.
- Rückläufe kommen unvollständig zurück: falscher Zeitraum, fehlende Warennummern, keine Unterschrift — jede einzelne Erklärung muss jemand von Hand prüfen.
- Der Überblick lebt in einer Tabelle, die nur eine Person wirklich versteht — und die im Urlaub niemand weiterpflegt.
- Abgelaufene Erklärungen fallen erst auf, wenn eine Präferenz belegt werden muss — im schlimmsten Fall mitten in der Zollprüfung.
Drei Schritte, ein Ergebnis
Bestand und Fristen erfassen
ZollX baut aus Ihren Lieferanten- und Artikeldaten die Übersicht auf: wer eine Erklärung abgeben muss, für welche Waren und bis wann. Vorhandene Erklärungen aus Ordnern und Listen nehmen Sie einfach mit hinein.
Einholen und nachfassen
Sie geben die Runde frei — dann schreibt ZollX die Lieferanten an, ordnet die Rückläufe zu und erinnert von selbst, wenn nichts kommt. Erinnerungs-Mails von Hand entfallen komplett.
Prüfen und im Blick behalten
Jeder Rücklauf wird auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft; Lücken und Widersprüche sind markiert. Was ausläuft, meldet sich rechtzeitig — was damit geschieht, entscheidet ein Mensch.
Was ZollX übernimmt
Eine Übersicht für das ganze Team
Wer muss liefern, was liegt vor, was fehlt, was läuft wann ab — ein gemeinsamer Stand statt einer Tabelle auf einem einzelnen Rechner.
Einholrunden ohne Handarbeit
Anschreiben, Rücklauf-Zuordnung und Erinnerungen laufen als ein Vorgang — auch außerhalb der Jahresrunde, etwa bei neuen Lieferanten oder neuen Artikeln.
Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfung
Zeitraum, Warenliste, Ursprungsangaben, Unterschrift: ZollX prüft jeden Rücklauf und benennt konkret, was nachgefordert werden muss — bevor die Erklärung in der Ablage verschwindet.
Ablauf-Wächter
Auslaufende Erklärungen melden sich rechtzeitig vor dem Stichtag, mit fertigem Nachforderungs-Vorschlag — nicht erst, wenn ein Nachweis gebraucht wird.
Verknüpfung mit Artikeln und Präferenz
Jede Erklärung hängt an den richtigen Lieferanten und Artikeln — wenn ein Präferenznachweis ansteht, ist der Beleg in Sekunden gefunden.
Nachvollziehbare Historie
Wer wurde wann angeschrieben, was kam zurück, was galt zu welchem Zeitpunkt — lückenlos dokumentiert, falls der Prüfer fragt.
Ein Beispiel, durchgespielt
Eine Jahresrunde mit 120 Lieferanten, gestartet an einem Dienstag
- ZollX stellt die Runde zusammen: Für jeden Lieferanten stehen die betroffenen Artikel und der benötigte Geltungszeitraum fest. Nach der Freigabe gehen die Anschreiben gesammelt hinaus.
- Nach zwei Wochen haben die meisten geantwortet. Wer nicht reagiert hat, bekommt automatisch eine Erinnerung — niemand arbeitet eine Liste ab.
- ZollX markiert die Problemfälle unter den Rückläufen: Bei einigen fehlt der Zeitraum, bei anderen passt die Warenliste nicht zu den tatsächlich bezogenen Artikeln.
- Die Sachbearbeiterin öffnet nur die markierten Fälle und fordert gezielt nach, statt jeden Rücklauf einzeln durchzusehen. Den Rest des Jahres meldet sich die Übersicht von selbst, wenn etwas ausläuft — die Sammelaktion frisst keine Wochen mehr.
Anonymisiertes Praxisbeispiel — Namen und Werte verändert.
Ihre Systeme bleiben.
ZollX ersetzt keine Zollsoftware — es arbeitet davor und übergibt fertige Entwürfe.
Zollsoftware & ATLAS
Der fertige Entwurf landet dort, wo Sie heute anmelden — die Abgabe bleibt in Ihrem System.
ERP-Systeme
Stammdaten und Belege kommen aus Ihrem ERP, statt doppelt gepflegt zu werden.
Speditionssoftware (TMS)
Vorgangsdaten aus Ihrer Speditionswelt fließen direkt in die Vorbereitung ein.
E-Mail & Dateiablagen
Der einfachste Start: eine Weiterleitung oder ein Ablage-Ordner genügt.
Ehrliche Grenze
Für den Inhalt seiner Lieferantenerklärung bleibt der Lieferant verantwortlich — ob seine Ursprungsangabe stimmt, kann und darf ZollX nicht garantieren. ZollX organisiert die Einholung, erinnert zuverlässig und prüft Rückläufe auf Vollständigkeit und Plausibilität; die fachliche Bewertung strittiger Fälle bleibt bei Ihrem Team.
Häufige Fragen
Das passt dazu
Erst der Beweis, dann die Entscheidung.
Reichen Sie einige alte Zollvorgänge ein. Sie bekommen einen Bericht mit Ihren Zahlen — wo Zeit verloren geht, wo Fehler liegen, was sich zu ändern lohnt. Kostenlos und ohne Verpflichtung.